Job Description / Duties

Apply all procedures for group/FIT reservations and related activities;
Prepare & follow up on group/FIT quotes and fulfill group/FIT reservations;
Ensure evolving needs are addressed/communicated and deadlines are attained during the process, from initial quote to final booking, including payment process to payables and receivables;
Liaise with the different departments involved in the booking process;
Communicate schedule changes to our clients: Advise our clients of any air and / or land modification affecting their bookings;
Manage all group/FIT pre-registration files once product has been built in the system;
Prepare and send group/FIT agreements / contracts to travel agencies;
Transmit all special requests and requested documents to proper intervening;
Ensure proper documentation is forwarded to travel agencies and suppliers;
Prepare and submit requested reports to management and suppliers;
Promote the services of EIBJT to travel agencies and clientele as well;
Provide accurate details and information on group/FIT products to travellers and the travel agents;
Maintain current and accurate group/FIT product knowledge, booking procedures and policies;
Provide and maintain a high level of customer service and professionalism through
telephone and public contacts;
The above responsibilities are not intended to be all-encompassing. May perform other
tasks as assigned by immediate supervisor.

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Appliquer toutes les procédures aux réservations de groupe/FIT et aux activités y étant reliées;
Préparer et faire suivi sur les cotations de groupe/FIT et combler les réservations de groupes;
S’assurer de répondre aux besoins évolutifs et de les communiquer, s’assurer de rencontrer les échéances au cours du processus – de la soumission originale à la réservation finale – incluant le processus de paiement aux comptes fournisseurs et aux comptes recevables;
Effectuer la liaison entre les différents services impliqués dans le processus de réservation;
Communiquer les changements d’horaire aux clients : Aviser le client de tout changement aérien/terrestre touchant les réservations;
Gérer tous les dossiers pré enregistrement de groupes/FIT une fois le produit créer dans le système;
Préparer et envoyer les ententes / contrats de groupe/FIT aux agences de voyages et fournisseurs;
Transmettre toutes les demandes spéciales et tous les documents spéciaux aux intervenants appropriés;
S’assurer que la documentation appropriée est transmise aux agences de voyages et aussi aux clients;
Préparer et soumettre les rapports demandés à la direction et aux fournisseurs;
Promouvoir les services de VEIBJ envers les agences de voyages;
Fournir des détails et de l’information concernant les produits de groupe/FIT aux agents de voyages;
Tenir à jour ses connaissances sur les produits de groupe/FIT, sur les procédures et politiques de réservation ainsi que de s’assurer de leur exactitude;
Fournir et maintenir un haut niveau de service à la clientèle et de professionnalisme au téléphone et avec le public;
Les responsabilités énoncées ci-dessus ne sont pas nécessairement complètes. Le superviseur immédiat pourrait d’y ajouter d’autres tâches.

Qualifications / Required Skills

College diploma in Tourism;
Travel counsellor certificate (OPC, Quebec);
Excellent organizational and time management skills;
Ability to prioritize work and solve problems;
Strong communication and selling skills combined with initiative, flexibility and good judgment;
Computer literacy (Excel & Word), pc voyages and skylink is an asset;
Bilingual French and English.

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Diplôme en tourisme;
Certificat de conseiller en voyages (OPC, Québec);
Excellentes compétences organisationnelles et de gestion du temps;
Être capable d’établir ses priorités et de résoudre des problèmes;
Fortes compétences en vente et en communication combinées au sens de l’initiative, à la flexibilité et au bon jugement;
Être à l’aise avec les logiciels ordinateurs (Excel, Word...ect), pc voyages et/ou skylink est un atout;
Être bilingue, français et anglais.

Additional Information

WORKPLACE LOCATION: Remotely or Eeyou Istchee Baie-James Travel Office in Ouje-Bougoumou, QC
DURATION: Permanent
STATUS: Full-time, with regular working schedule Monday-Friday, on-call or weekends if needed

Under the responsibility of the Executive Director, the reservations agent advises and answers any questions customers may have over the phone and by email. The agent also promotes Eeyou Istchee Baie-James to any potential travellers by informing them of the different means of transport available, accommodations, travel costs, and recommended products that suit their needs. In addition, the reservation agent will help plan and organize itineraries for individuals or groups and make the appropriate accommodation, transport and activity bookings. Listening to customer issues and handling complaints efficiently is also part of this role.

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ENDROIT: Télétravail ou au bureau de l'agence situé à Oujé-Bougoumou, QC
DURÉE: Permanent
STATUT: Temps plein, du lundi au vendredi, sur appel et fin de semaine au besoin

Sous la responsabilité du directeur(trice) général(e), l’agent de réservation conseille et répond aux questions des clients par téléphone et par courriel. L’agent fait également la promotion d’Eeyou Istchee Baie-James auprès de tout voyageur potentiel en l’informant des différents moyens de transport disponibles, des hébergements, des frais de déplacement et des produits recommandés qui conviennent à leurs besoins. De plus, l’agent de réservation aidera à planifier et organiser les itinéraires pour les individus ou les groupes et effectuera les réservations appropriées d’hébergement, de transport et d’activités. L’écoute des problèmes des clients et le traitement efficace des réclamations font également partie de ce rôle.

Salary: salary scale according to experience / Grille salaire selon expérience

Contact Information

Human Resource Management
Direction des ressources humaines
admin@voyageseibj.com
205 Opemiska Meskino C.P. 1167
Oujé-Bougoumou, Qc, G0W 3C0

Employer Profile

Eeyou Istchee Baie-James Travel is a regionally owned non-profit organization. With the financial participation of Tourisme Québec, it was founded by Tourisme Baie-James, Eeyou Istchee Tourism and the Cree Association of Tourism and Outfitter (COTA).

EIBJT works with travellers, other travel agencies, destination management companies based in Quebec and the rest of Canada, and international tour operators. We are also active in the business and corporate travel sector.

EIBJT holds a travel agency permit issued by Office de la protection du consommateur du Québec (the provincial government’s consumer protection agency).

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Voyages Eeyou Istchee Baie-James est un organisme à but non lucratif de propriété régionale. Avec la participation financière de Tourisme Québec, elle a été fondée par Tourisme Baie-James, Tourisme Eeyou Istchee et l’Association Crie de Tourisme et de Pourvoirie (COTA).

L’agence travaille auprès de visiteurs individuels, mais également auprès d’autres agences de voyages, de réceptifs québécois et canadiens ainsi que de voyagistes internationaux. Voyages EIBJ développe également le tourisme d’affaires et corporatif.

Voyages Eeyou Istchee Baie-James est titulaire d’un permis d’agence de voyages de l’Office de la protection du consommateur du Québec