Collaboration d’Angela Nagy

À une époque où les congrès et les événements particulières à un secteur passent en mode virtuel pour un avenir prévisible, comment pouvons-nous nous assurer que les questions de durabilité ne soient pas simplement considérées comme des points à l’ordre du jour? Quels avantages et opportunités de réflexion cette pause nous offre-t-elle alors que nous rebâtissons une industrie plus responsable?

Selon ISO, un événement durable est un événement qui gère de manière responsable les incidences sociales, économiques et environnementales. Dans un monde pré-COVID, les organisateurs d’événements s’attardaient typiquement aux aspects verts, comme éliminer les bouteilles d’eau en plastique et les tasses de café à usage unique, mesurer et compenser l’empreinte carbone des événements, et inclure des produits locaux et à base de plantes aux menus.

Sans avoir à s’inquiéter de ces incidences physiques, les organisateurs de congrès et d’événements ont maintenant une opportunité unique d’explorer plus en profondeur les questions de durabilité, en commençant par les quatre aspects positifs suivants liés aux événements virtuels. Par la même occasion, ils peuvent songer à des façons d’intégrer ces avantages aux événements tenus en personne au cours des prochaines années.

Les événements virtuels peuvent être plus inclusifs
L’inclusivité, grâce aux événements virtuels, peut être améliorée à deux niveaux importants, qui peuvent tous deux augmenter le nombre de participants. Premièrement, les coûts liés à la participation à un congrès peuvent constituer une barrière pour les propriétaires de petites entreprises ou pour les employés de plus grandes organisations n’occupant pas des postes de direction, qui s’intéressent au réseautage et aux opportunités de développement personnel que les événements peuvent offrir, mais qui ne sont pas en mesure d’y participer en raison de contraintes budgétaires. Les événements virtuels réduisent ces barrières alors qu’ils sont soit offerts gratuitement soit à un coût considérablement moins élevé que les événements en personne.

Deuxièmement, pour diverses raisons, il peut être difficile pour les membres de l’industrie ayant un handicap de voyager ou de participer à des événements. Mais avec les technologies adaptées dans leurs résidences ou leurs milieux de travail, ils peuvent participer virtuellement dans un contexte plus confortable et plus accessible.

Les événements virtuels peuvent offrir une plus grande diversité
Des conférenciers de renom, des panélistes disposant de perspectives et d’expériences uniques et du divertissement enrichissant sur le plan culturel engendrent tous des coûts importants pour les organisateurs d’événements mais sont essentiels pour offrir le type d’opportunités d’apprentissage qui attirent les délégués. En éliminant de leurs budgets les déplacements et les dépenses afférentes, les organisateurs d’événements et de congrès peuvent compter sur une gamme plus variée d’experts de l’industrie et de talents pour leurs événements virtuels, ce qui contribuera à maintenir l’attention et l’engagement des participants qui prennent part à l’événement virtuellement, tout en offrant des niveaux rehaussés de développement professionnel.

Les événements virtuels peuvent créer plus d’opportunités de réseautage
Bon nombre de délégués participent à des événements et congrès d’un secteur particulier surtout pour se réseauter. Bien qu’il serait difficile pour un événement virtuel de remplacer les liens plus étroits qui se tissent lorsque les gens se réunissent en face à face, les plateformes via lesquelles se tiennent les événements virtuels peuvent faciliter les échanges avec un plus grand nombre de personnes que ce qui serait possible en temps normal, tant pour les commanditaires que pour les délégués. Ces échanges peuvent mener à davantage d’occasions d’affaires et améliorer les résultats de l’événement pour les délégués.

Les événements virtuels ont une moindre incidence environnementale
Il s’agit probablement ici du changement le plus évident découlant des événements virtuels. Alors qu’un nombre croissant d’organisateurs d’événements ont commencé à travailler pour améliorer la durabilité de leurs événements en personne en mesurant et compensant leur empreinte carbone, en ajoutant à leurs menus des produits « de la ferme à la table » ou encore en réduisant le gaspillage alimentaire, les événements virtuels éliminent ces types de préoccupations.

Les organisateurs d’événements peuvent souligner la réduction de leur empreinte carbone en quantifiant et en faisant état des émissions évitées en raison du transport aérien, du transport terrestre, des installations et de l’hébergement pour ensuite comparer le tout à une année précédente par participant, dans le but de mettre en évidence et de célébrer leur empreinte réduite.

Regard sur l’avenir
Alors que le monde effectue une transition vers un retour à la normale, les événements virtuels se transformeront probablement en événements hybrides incluant une combinaison d’options de participation en personne et de manière virtuelle. Les quatre avantages sur le plan durable des événements virtuels identifiés ci-dessus sont tous transférables et pourraient mener à des congrès et événements ayant un meilleur taux de participation, une incidence environnementale et les coûts afférents réduits, de meilleurs avantages sociaux, économiques et culturels, et de meilleurs rendements sur le plan financier.

Angela Nagy est la présidente-directrice générale de GreenStep Solutions et de Sustainable Tourism 2030. Son équipe et elle travaillent avec les organisateurs d’événements, les entreprises et les destinations touristiques pour les aider à mesurer et réduire leur empreinte ainsi qu’à améliorer et faire état de leur rendement en matière de durabilité.